Accounting pada dasarnya merupakan inti dari transaksi-transaksi yang dijalankan pada Odoo. Contoh, Proses Purchasing dilakukan dengan melakukan pembelian ke Vendor, lalu vendor akan mengirimkan barang yang dipesan (pada Odoo dinamakan Receipts), kemudian setelah proses receipts akan membentuk jurnal dari transaksi tersebut. Jurnal-jurnal tersebut terjadi di Accounting.
Bagi pemula yang belum memahami akunting dan menjalankan proses bisnis di Odoo mungkin akan bingung bagaimana proses akunting berjalan. Salah satunya adalah bagaimana cara menentukan bahwa suatu akun akan berada di Debit dan akun lainnya berada di Credit. Terkadang, akun yang ada pada Credit dapat meningkatkan saldo namun dapat menurunkan saldo juga. Untuk mempermudah penjelasan, kita langsung saja membahas bagaimana proses penjualan dan pembelian memengaruhi accounting, dengan catatan :
Rules 1:
a) Setiap akun memiliki Debit dan Credit dimana Debit berada disisi kiri sedangkan Credit disisi kanan.
b) Setiap transaksi akan mempengaruhi setidaknya 2 akun. Dimana ketika salah satu akun berada di debit maka akun lainnya berada di Credit. Jumlah Debit harus sama dengan Credit.
Rules 2:
a) Pada sisi kiri (Debit) yaitu Assets, Dividens, dan Expenses. Akun-akun tersebut apapun yang berada disisi kiri akan meningkatkan saldo, lalu Credit akan menguranginya
b) Pada sisi kanan (Credit) yaitu Liabilities, Equity, dan Revenue. Akun-akun tersebut apapun yang berada disisi kanan akan meningkatkan saldo, lalu Debit akan menguranginya.
1. Sales impact to Accounting
Misalkan, terdapat barang senilai Rp100.000 dijual dan dikirim kepada customer. Maka pada akunting akan terjadi peningkatan sebesar Rp100.000 pada akun Bank/Kas dimana terjadi pada Debit, sedangkan biaya cost/persedian (misal Rp45.000) menjadi lawannya yaitu berada di Credit dan akan mengurangi saldo. Maka jurnal-jurnal yang terbentuk sebagai berikut :
a. Ketika barang terkirim (Delivery Order)
Pada Odoo, Stock Valuation Account, Stock Interim Account (Delivered) termasuk dalam Current Asset (aset tetap). Berdasarkan rules nomor 2a, Inventory adalah Aset dimana aset berada di Debit (disisi kiri). Stock Valuation account akan menjadi di Credit (mengurangi saldo) dan Stock Interim account akan berada di Debit (menaikkan saldo). Stock Interim account (delivered) adalah akun sementara untuk menyimpan stok barang yang belum ditagih (invoicing) namun sudah dikirim.
b. Ketika customer invoice dibuat dan di-validasi
Account Receivable / akun piutang merupakan jenis aset tetap dimana berada di Debit (menaikkan saldo) sedangkan Stock Interim Account akan menjadi lawannya dan mengurangi saldo. Saat terjadinya invoicing, stok persedian (stock valuation) pada inventory akan berkurang sementara hutang customer kepada perusahaan (Account Receivable) akan meningkat.
Saat itu terbentuk juga jurnal pendapatan yaitu akun biaya (cost of goods sold) dilawankan dengan akun pendapatan (product sales). Berdasarkan rules nomor 2b, Akun biaya termasuk dalam Expenses sehingga termasuk dalam Debit (meningkatkan saldo). Sementara akun pendapatan termasuk dalam Aset dan berada di Credit.
c. Pembayaran Invoice
Saat terjadinya pembayaran, maka akan terbentuk jurnal Akun Bank / Cash yang merupakan jenis aset sehingga berada di Debit. Sementara akun piutang (AR) akan mengurangi saldonya.
2. Purchase impact to Accounting
Berbeda pada jurnal penjualan bahwa saldo pada akun Bank/Cash akan mengalami peningkatan, saldo pada Bank/Cash saat terjadinya pembelian akan mengalami penurunan. Sementara pada inventory (persediaan) akan mengalami peningkatan. Misal, terdapat pembelian produk sebesar Rp45.000 ke Vendor. Jurnal yang terjadi adalah sebagai berikut :
a. Jurnal ketika barang diterima (Receipts)
Pada Odoo, Stock Valuation Account, Stock Interim Account (Received) termasuk dalam Current Asset (aset tetap). Berdasarkan rules nomor 2, Inventory adalah Aset dimana berada di Debit. Sehingga, stock valuation account akan berada di Debit (meningkatkan saldo) dan Stock Interim account akan berada di Credit (mengurangi saldo). Stock Interim account (received) adalah akun sementara untuk menyimpan stok barang yang belum ditagih (vendor bill) namun sudah diterima.
b. Jurnal ketika Vendor Bill
Account Payable (akun hutang) termasuk jenis Kewajiban Lancar. Berdasarkan rules nomor 2, akun hutang adalah kewajiban dimana berada di Credit (meningkatkan saldo) dan stock interim account (received) akan menguranginya. Account Payable (AP) adalah akun hutang perusahaan kepada Vendor. Singkatnya, saldo pada Sock Valuation Account akan meningkat dan pada saat yang sama, saldo hutang (Account Payable) juga akan meningkat.
c. Jurnal ketika Vendor Payment
Ketika terjadinya pembayaran ke Vendor oleh perusahaaan, jurnal yang terjadi adalah Bank/Cash Account yang berada pada Debit, melawan Account Payable (akun hutang) yang berada pada Credit. Saat itu, stok persediaan (stock valuation) akan terjadi peningkatan saldo sebesar Rp45.000 sementara pada saldo Bank/Cash akan mengalami penurunan sebesar Rp45.000